Nos règlements généraux

CENTRE DE YOGA BOUCHERVILLE

 PROJET DE REFONTE DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

RÈGLEMENT NO 1 

                              RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX adoptés par les  administrateurs le 1^er jour de septembre 1989 et ratifiés par les membres le 1^er jour de septembre 1989.

RÈGLEMENT NO 2  

                                      RÈGLEMENT RELATIF AUX EMPRUNTS ET OPÉRATIONS FINANCIÈRES, adopté par les administrateurs le 1^er jour de septembre 1989 et ratifié par les membres le 1^er jour de septembre 1989.

Adopté par les membres du Conseil d’administration le 1^er novembre 2021

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la corporation est établi en la ville de Boucherville, à l’adresse suivante :

Centre multifonctionnel Francine-Gadbois
A/S Centre Yoga Boucherville
1975, rue Lionel-Daunais
Boucherville, Qc
J4B 8N5

2. DÉNOMINATION SOCIALE ET MISSION

La mission du Centre Yoga Boucherville (CYB) est de transmettre les enseignements issus de la tradition yogique pure à ses membres dans le but de les amener vers une meilleure connaissance de soi et un bien-être physique et mental et soutenir la communauté de Boucherville par le biais de dons à des organismes dans le besoin.

 LES MEMBRES

3. CATÉGORIES

La corporation comprendra trois (3) catégories de membres, à savoir les membres actifs, les membres honoraires et les membres cooptés.

4. MEMBRES ACTIFS

Toute personne inscrite à une session (excluant les ateliers, fait référence à une période pendant laquelle les membres assistent à une série de cours offerts en consécutif pendant une saison donnée – session d’été, d’automne, d’hiver, de printemps) du CYB et ayant acquitté le paiement requis pour cette activité devient automatiquement membre de ce dernier pour l’année financière en cours.  Le membre actif a droit de vote.

5. MEMBRES HONORAIRES

Est reconnu comme membre honoraire, une personne nommée par le conseil d’administration, en reconnaissance de sa contribution exceptionnelle.  Cette personne n’a aucune contribution à verser.  Elle a droit d’assister aux assemblées générales ou spéciales des membres avec un droit de vote.  Elle est éligible comme membre du conseil d’administration ou comme officier de la corporation.

6. MEMBRES COOPTÉS

Est reconnu comme membre coopté, une personne nommée par le conseil d’administration, qui apporte une contribution particulière répondant aux besoins ponctuels de la corporation.  Le membre coopté n’a pas à être inscrit à une session pour être nommé.  Le membre coopté peut être rémunéré pour son expertise et n’a pas droit de vote.  Son mandat sera révisé annuellement et pourra être ainsi renouvelé tant que le conseil d’administration en aura besoin et que le membre coopté le voudra. 

7. ENGAGEMENT DES MEMBRES

Le conseil d’administration pourra, par résolution, suspendre pour la période qu’il déterminera, ou expulser définitivement tout membre actif qui néglige de payer ses contributions à échéance ou qui enfreint quelque autre disposition des règlements de la corporation ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à la corporation.

Toutefois, avant de prononcer la radiation ou la suspension d’un membre, le conseil d’administration doit, par courriel ou de façon verbale, aviser le membre de la date, l’heure et le lieu de l’audition de son cas, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre.

La décision du conseil d’administration à cette fin est finale et sans appel.  Le conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il pourra de temps à autre déterminer.  L’avis se fera par courriel ou de façon verbale auprès du membre concerné.

LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

8. ASSEMBLÉE ANNUELLE

L’assemblée générale annuelle des membres aura lieu à la date que le conseil d’administration fixera chaque année, avant l’expiration des quatre (4) mois suivant la fin de la dernière année fiscale de la corporation.  Cette assemblée générale doit se tenir dans les limites de son territoire desservi par la corporation.  Le lieu, la date et l’heure sont déterminés par la C.A.

9. ASSEMBLÉES SPÉCIALES

Toutes les assemblées générales spéciales des membres seront tenues dans les limites de son territoire desservi par la corporation et selon que les circonstances l’exigeront.  À tout moment, il est loisible au président ou au secrétaire de convoquer de telles assemblées.  De plus, le secrétaire sera tenu de convoquer cette assemblée générale spéciale des membres dans les sept (7) jours suivant la réception d’une telle demande écrite.  Cette convocation doit spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale. À défaut par le secrétaire de convoquer cette assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être révoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

10. AVIS DE CONVOCATION

Toute assemblée des membres sera convoquée par courriel et sur les réseaux sociaux en indiquant la date, l’heure, le lieu où elle est tenue, ainsi que l’ordre du jour.  Cette convocation est envoyée à chacun des membres habilités à y assister, au moins trente (30) jours avant la tenue de l’assemblée.

L’assemblée des membres ne peut délibérer sur d’autres questions que celles figurant à l’ordre du jour, à moins que tous les membres qui devaient être convoqués ne soient présents et n’y consentent.  Cependant, lors de l’assemblée annuelle, chacun peut soulever toute question d’intérêt pour la personne morale ou ses membres.

Le conseil d’administration ou 10 membres réguliers peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire, aux lieux, dates et heures qu’ils fixent. Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un délai de 10 jours aux membres pour cette réunion.

Le conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de 10 membres, ou plus, doit produire une demande écrite, signée par les membres demandant. L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.

11. QUORUM

Le quorum requis pour toute assemblée générale est le nombre de membres réguliers en règle présents (en personne ou en visioconférence) à l’assemblée.

12. DROIT DE VOTE

À toutes assemblées des membres, seuls les membres en règle, c’est-à-dire les membres correspondant à la catégorie de membre actif et de membre honoraire, auront droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote.  Les votes par procuration ne sont pas valides.

À toutes assemblées, les voix se prennent par vote ouvert.  Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs présents. 

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité, à majorité spécifique ou rejetée, l’entrée est faite directement au procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution.

Vote par scrutin secret. Si le président de l’assemblée ou au moins le tiers des membres délégués éligibles présents le demandent, le vote est pris par scrutin secret. Chaque membre remet aux scrutateurs un bulletin de vote sur lequel il inscrit le sens dans lequel il exerce sa voix. Scrutateurs. Le président de toute assemblée des membres peut nommer deux (2) personnes (qui peuvent, mais ne doivent pas nécessairement être des membres de la corporation) pour agir comme scrutateurs à cette assemblée. Leurs fonctions consistent à distribuer et recueillir les bulletins de vote, à compiler le résultat du vote et à le communiquer au président de l’assemblée.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

13. NOMBRE

Les affaires de la corporation seront administrées par un conseil d’administration composé de 8 postes.  En voici la liste :

• Poste 1 : membre régulier
• Poste 2 : membre régulier
• Poste 3 : membre régulier
• Poste 4 : membre régulier
• Poste 5 : membre régulier
• Poste 6 : membre régulier
• Poste 7 : membre coopté
• Poste 8 : membre coopté

14. ÉLIGIBILITÉ

Seuls les membres en règle de la corporation, âgés de 18 ans et plus, n’étant pas en tutelle ou en curatelle, n’étant pas en faillite, n’ayant ni un interdit par jugement ni un dossier criminel pour vol ou fraude, sont éligibles comme administrateurs.

Les administrateurs de la personne morale sont désignés par les membres. Nul ne peut être désigné comme administrateur s’il n’y consent expressément.

Les membres élisent des administrateurs aux époques, de la manière et pour un terme, ne dépassant pas deux (2) ans, que l’acte constitutif ou, le cas échéant, les règlements de la corporation prescrivent.

15. DURÉE DES FONCTIONS

Il y a élection des membres du conseil d’administration une fois l’an, à l’occasion de l’assemblée générale annuelle des membres de la corporation.  Dans le but d’assurer une continuité, la moitié des postes seront en élection dans les années impaires (postes 1, 3, 5) et l’autre moitié des postes dans les années paires (postes 2, 4, 6).  Ces postes sont renouvelables.  Il n’y a pas de terme maximum pour siéger au Conseil d’administration.

Les deux (2) membres cooptés (7 et 8) sont nommés par le conseil d’administration pour une durée d’une année, renouvelable tant que le conseil d’administration en aura besoin et que le membre coopté le voudra.

Nul ne peut être désigné comme administrateur s’il n’y consent expressément.

En l’absence de dispositions contraires, tout membre du conseil d’administration entrera en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu et demeurera en fonction pour une durée de deux (2) ans, à moins que dans l’intervalle il n’ait été retiré en conformité avec les dispositions du présent règlement. 

16. VACANCES

Toute vacance survenue dans le conseil d’administration, pour quelque cause que ce soit, peut être remplie par les membres du conseil d’administration demeurant en fonction, par résolution, pour la balance non expirée du terme pour lequel le membre du conseil d’administration cessant ainsi d’occuper ses fonctions avait été élu ou nommé.

17. ADMININISTRATEUR RETIRÉ

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout membre :

1. Qui offre par écrit sa démission au conseil d’administration;
2. Qui s’absente, sans préavis écrit, à trois (3) assemblées régulières consécutives tenues au cours des douze (12) derniers mois couvrant l’exercice financier de la corporation;
3. Qui décède ou qui devient interdit.

Le conseil d’administration peut suspendre pour une période maximale de six (6) mois tout administrateur qui ne respecte pas son engagement confirmé lors de sa nomination.

S’il n’y a pas d’assemblée générale prévue durant la période de six (6) mois, le conseil d’administration peut lever la suspension à défaut de quoi il doit appeler une assemblée générale extraordinaire soit pour prolonger la suspension, soit pour obtenir un vote de non-confiance envers l’administrateur concerné.

18. RÉMUNÉRATION

Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services comme administrateurs.  Seuls les membres cooptés peuvent être rémunérés, sous condition d’approbation par le conseil d’administration préalablement.

ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

19. NOMBRE D’ASSEMBLÉES

Les administrateurs se réunissent minimalement 4 fois par année.  Toutefois, des rencontres pourront être tenues aussi souvent que nécessaire.

20. AVIS DE CONVOCATION

L’avis de convocation à une réunion du conseil d’administration est adressé à tous les administrateurs, verbalement ou par courrier électronique.  Le délai de convocation sera d’au moins cinq (5) jours de calendrier.  Si tous les membres du conseil d’administration sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation. 

21. QUORUM ET VOTE

Une proportion de 50% des administrateurs en exercice du conseil d’administration doit être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée.  Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre du conseil d’administration, y compris le président, ayant droit à un seul vote.

Vote. À une assemblée des membres, les membres délégués en règle ont droit à une voix chacun. Le vote par procuration n’est pas permis.

Décision à la majorité. Sauf disposition contraire dans la loi, toutes les questions soumises à une assemblée des membres seront tranchées par une majorité simple (50% + 1) des voix validement données.

Vote à main levée. À moins qu’un vote par scrutin secret ne soit demandé, le vote est pris à main levée. Dans ce cas, les membres votent en levant la main et le nombre de voix se calcule d’après le nombre de mains levées. La déclaration par le président de l’assemblée qu’une résolution a été adoptée et une entrée faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée constitue, à première vue, la preuve de ce fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des voix enregistrées en faveur de cette résolution ou contre elle. 

Une résolution hors réunion doit être écrite et signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une réunion du conseil d’administration dûment convoquée et tenue.  Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la corporation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier. 

 LES COMITÉS

22. FORMATION DE COMITÉS

Les administrateurs peuvent créer des comités, lorsque jugés opportuns, et y nommer des personnes, qu’elles soient ou non administrateurs, dont toutefois un administrateur siégeant sur ce comité.

LES OFFICIERS

23. DÉSIGNATION

Les officiers de la corporation seront le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier ou le secrétaire-trésorier.

24. ÉLECTION

Le conseil d’administration doit, à sa première assemblée suivant l’assemblée générale annuelle des membres et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire les officiers de la corporation.  Ceux-ci seront élus parmi les membres du conseil d’administration.

25. DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Sauf dispositions contraires dans le présent règlement ou dans tous contrats ou résolutions signés par les personnes autorisées de la corporation, au cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de la corporation, ou pour toute autre raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier, à tout membre du conseil d’administration ou à tout membre actif de l’assemblée générale annuelle, en l’absence de délégation.

26. PRÉSIDENT

Le président est l’officier exécutif en chef de la corporation. Il préside toutes les assemblées du conseil d’administration et peut présider celles des membres.  Il anime toutes les rencontres.  Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration.

27. VICE-PRÉSIDENT

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions.

28. SECRÉTAIRE

Il assiste à toutes les assemblées des membres et du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux.  Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.  Les documents sont conservés au siège social du CYB, dans le local attitré.

29. TRÉSORIER

Il a la charge et la garde des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité.  Il tient un relevé précis des biens, des dettes, des recettes et des déboursés de la corporation, dans un ou des livres appropriés à cette fin.  Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration, les deniers de la corporation.

30. ADMINISTRATEURS COOPTÉS – NOMBRE DE POSTES : DEUX (2)

Cette catégorie d’administrateurs vise à assurer au conseil d’administration la disponibilité des connaissances spécifiques complémentaires requises pour une prise de décision toujours la mieux éclairée possible. Les postes de cette catégorie visent à permettre au conseil d’administration de combler librement ses besoins pour des périodes déterminées, dans des domaines spécifiques qui ne seraient pas comblés par des administrateurs de la catégorie déléguée.

Caractéristiques recherchées : Pouvant varier selon les besoins de l’organisme par périodes, les compétences de ces administrateurs seront reconnues dans des domaines d’expertise en gestion comme par exemple : les finances, les communications, l’informatique, la gestion des ressources humaines, la gestion de la qualité, la gestion stratégique, le marketing, etc.

31. DÉMISSION D’UN OFFICIER

Si les fonctions de l’un des officiers de la corporation deviennent vacantes, par suite du décès ou de résignation ou de toute autre cause quelconque, le conseil d’administration, par résolution, et en conformité avec le présent règlement, pourra élire ou nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cet officier restera en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office de l’officier ainsi remplacé.  L’officier ayant démissionné peut siéger sur le CA en tant qu’administrateur.

RÈGLEMENT NO 2

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

 ANNÉE FINANCIÈRE

L’exercice financier de la corporation se termine le 30 juin de chaque année, ou à toute autre date que le conseil d’administration pourra fixer.

33. LIVRES ET COMPTABILITÉ

Le conseil d’administration fera tenir par le trésorier de la corporation ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par la corporation, tous les biens détenus par la corporation et toutes ses dettes et obligations, de même que toutes autres transactions financières de la corporation.  Ce livre ou ces livres seront tenus au siège social de la corporation et seront ouverts en tout temps à l’examen du président ou du conseil d’administration.  LE CYB peut utiliser les services d’une firme comptable externe pour finaliser les états financiers ainsi que préparer et soumettre les rapports d’impôts.

34. ÉTATS FINANCIERS

Les livres et états financiers de la corporation seront préparés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier.

35. EFFETS BANCAIRES

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation seront signés par les personnes qui seront de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d’administration.

36. CONTRATS

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation seront au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, seront signés par le président ou le vice-président et par le secrétaire ou le secrétaire-trésorier.

37. SIGNATAIRES

Le président et le secrétaire sont les signataires officiels pour les procès-verbaux. Pour tous les autres documents, deux membres du CA ayant une désignation officielle apposeront leur signature.  Le directeur technique peut être désigné signataire pour des dépenses ayant un maximum autorisé.

Adopté par les administrateurs lors d’une assemblée tenue à Boucherville, le 1^er novembre 2021.

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Président                                                                                      Secrétaire